MANAJEMEN FILE

MANAJEMEN FILE

1.1 Folder dan File
Folder digunakan untuk menyimpan program, dokumen atau subfolder. Sedangkan File adalah sebuah nama yang digunakan untuk menyimpan sebuah data atau naskah yang sewaktu-waktu dapat dibuka kembali. Windows memberikan kemudahan untuk proses pembuatan berbagai type file seperti Text, Bitmap atau program aplikasi seperti Ms. Word atau Ms. Excel.
Untuk membuat folder disini kita akan menggunakan program My Computer yang terdapat di lembar kerja Desktop.

 Gambar 1. Icon My Documents

1.2 Prosedur membuat folder
Prosedur pertama yang dapat dilakukan untuk membuat sebuah folder, antara lain :
1. Double klik ikon My Documents di Desktop sehingga tampil jendela My Computer. Dalam jendela My Computer terdapat nama drive, dan ikon Control Panel seperti Gambar

































Gambar 2 Drive-drive pada My Computer

 2. Double klik Drive yang diinginkan, sehingga muncul folder-folder dan file-file yang sudah terdapat pada drive yang dipilih.
3. Untuk membuat folder baru tinggal klik pada menu File, kemudian pilih New sehingga akan tampil menu pulldown seperti gambar :

Gambar 3 Menu pilihan untuk membuat folder

4. Klik menu Folder sehingga ikon folder baru terlihat, seperti gambar berikut :


5. Klik nama Folder, teks yang diketikkan akan mengganti nama folder sementara “New Folder”. Windows 2000 memungkinkan anda mengetikkan nama folder dan file yang panjang dengan tujuan untuk mempermudah mengingatnya.
Prosedur Kedua :
1. klik kanan area kosong jendela folder sehingga tampil menu popup.


Gambar 5 Klik kanan untuk membuat folder

2. klik New sehingga tampil menu popup lanjutan. Proses berikutnya sama seperti prosedur pertama.

1.3 Properti Folder
Folder yang telah dibuat dapat memiliki beberapa properti untuk suatu tujuan tertentu. Berikut ini adalah gambar jendela properti folder.

 Gambar. 6 Folder Properties

Anda dapat memilih properti pada checkbox yang disediakan, Read Only dan atau Hidden.
 Read Only
Apabila folder berstatus Read Only, maka folder tersebut tidak dapat diganti namanya dan tidak dapat dihapus seketika.
Jika folder yang berstatus read only ingin diganti namaya akan keluar pesan seperti berikut :

Gambar 7 Pesan untuk rename folder
atau jika ingin dihapus maka akan muncul pesan konfirmasi seperti berikut :

Gambar 8 Pesan untuk menghapus folder
 Hidden
Apabila folder beratribut hidden, maka folder tersebut sebagai suatu folder yang tidak dapat dilihat dan tidak dapat digunakan karena disembunyikan.
1.4 Sharing Folder
Resource Sharing merupakan system pembagian resource yang ada di dalam sebuah Jaringan. File Sharing dipakai untuk dapat mengakses suatu disk, directory, cdrom dari komputer lain dalam satu Jaringan.
Caranya :
Di dalam properti folder terdapat tab sharing yang dapat digunakan untuk mengatur properti sharing. Ketika masuk pada tab sharing akan keluar gambar seperti berikut :



Gambar 9 Tab Sharing
 Do not share this folder
Pilihan ini digunakan untuk melepas sharing atau tidak menggunakan sharing sehingga folder, drive atau printer tersebut tidak dapat dipakai secara bersama-sama.
 Share this folder
Pilihan ini digunakan untuk menghubungkan / men-sharing folder, drive atau printer dengan komputer yang lain sehingga dapat digunakan secara bersama-sama.
 Pada bagian Share name biasanya langsung terpasang nama folder, drive atau printer yang akan di-share.
 Pada bagian Comment, ketikkan penjelasan singkat mengenai folder ini.
 User Limit digunakan untuk menentukan jumlah user yang dapat menggunakan folder ini.
o Maximum allowed
Mengijinkan semua user menggunakan folder ini
o Allow ... users
Menentukan jumlah maksimal user yang dapat menggunakan folder ini.
 Permission digunakan untuk memberikan hak-hak kepada setiap user untuk megakses folder ini.

Gambar 10 Share Permission
 
 Tombol Caching digunakan untuk menentukan setting penggunaan file/folder secara offline (tidak sedang terhubung ke jaringan)
Folder yang telah di-share dapat dilihat isi file sharing tersebut dengan menggunakan windows explorer dan browse komputer tempat share tersebut berada.
Folder yang telah di-share akan memiliki icon seperti gambar berikut :

Gambar 11 Tampilan folder yang telah di-share

1.5 Printer Sharing
Printer Sharing digunakan untuk melakukan printing dari komputer-komputer dalam satu Jaringan dengan menggunakan printer yang terpasang pada komputer dalam Jaringan tersebut. Hal ini akan menghemat pemakaian resource, karena satu printer dapat dipakai secara bersama oleh beberapa komputer dalam suatu jaringan.
Caranya :
1. Start Menu  Setting  Printers
2. Klik kanan printer yang telah terinstall pada komputer tersebut dan klik sharing.
3. Masukkan nama sharingnya.

Gambar 12 Printer sharing properties
4. Untuk melihatnya sama seperti melihat folder sharing
5. Agar printer sharing bisa digunakan maka connect dulu ke printer sharing

Gambar 13 Printer yang telah disharing
 6. Untuk menggunakan printer yang telah di-share ini pilihlah printer yang telah diconnect.

Gambar 14 Penggunaan Sharing Printer

BEKERJA DENGAN MS.WORD
2.1 Pendahuluan
Microsoft word merupakan salah satu paket program dari Microsoft Office yang digunakan untuk mengolah kata. Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007.
Pada saat menjalankan program Microsoft word, maka pada layar monitor akan muncul tampilan berikut :

2.2 Memulai Microsoft word
Secara default, saat pertama kali menjalankan Microsoft word, maka akan terbentuk dokumen kosong yang diberi nama doc1. Pada dokumen tersebut dapat diketikkan naskah yang akan Anda buat.
Untuk memulai Microsoft word langkahnya sebagai berikut :
1). klik tombol start microsoft windows
2). klik All Program
3). Klik kelompok Microsoft Office
4). Klik Microsoft Office 2007, maka akan tampil seperti gambar 1 diatas.

2.3 Membuat File Baru
Untuk membuat file baru, Anda dapat memilih menu File-New atau tekan tombol Ctrl+N pada keyboard.
2.4 Penyimpanan File
Setelah dokumen selesai dibuat, dapat disimpan dengan memilih menu File-Save atau tombol Toolbar atau tekan shortcut Ctrl+S. Setelah memilih menu tersebut bilamana anda belum pernah menyimpan file anda sebelumnnya maka akan pada layar akan muncul tampilan :

Masukkan nama file pada kolom File Name dan kemudian tekan Enter atau pilih tombolSave. Nama file tersebut dapat terdiri maksimum 255 karakter, bisa menggunakan titik atau spasi, tetapi tidak boleh menggunakan karakter * dan ?. Secara default, nama file tersebut akan diberi extention .doc oleh Microsoft word Dapat juga anda menentukan letak penyimpanan dengan memilih pada kotak dialog save in atau mengetikkan pada file name beserta nama filenya. Untuk membatalkan dapat menekan Escape atau tombol Cancel. Secara default, folder tempat penyimpanan dokumen Anda adalah My Documents. Anda dapat mengubah folder tersebut dengan memilih pilihan pada kolom Save In yang terletak di bagian atas window. Jika diinginkan, Anda dapat membuat folder baru dengan menekan tombol.
Anda juga dapat menyimpan dokumen dengan format selain Microsoft word yaitu dengan memilih pada kolom Save as Type.
2.5 Membuka File
Untuk membuka dokumen yang ada, dapat memilih menu File-Open atau tekan tombol toolbar atau tekan shortcut Ctrl+O. Maka akan muncul tampilan






Pilihlah dokumen yang akan dibuka dan kemudian tekan tombol Open, atau jika daftar tersebut terlalu banyak, maka dapat Anda ketikkan nama file (bisa hanya beberapa huruf depan saja) kemudian pilihlah nama dokumen yang ingin anda gunakan.
2.6 Menyimpan File Dengan Nama Lain
Jika Anda telah menyimpan dokumen dan ingin menyimpannya lagi dengan nama yang lain atau dengan format selain microsoft word, dapat dipilih menu File-Save As. Maka akan muncul window yang sama persis dengan window save di atas.
2.7 Menutup File
Setelah Anda selesai mengetikkan dokumen dan telah disimpan, maka dokumen tersebut dapat Anda tutup dengan memilih menu File-Close atau shortcut CTRL+ F4 atau mengklik simbol silang pada window.
2.8 Mengedit dan memformat dokumen
2.8.1 Copy dan Cut
Untuk memindahkan suatu bagian dokumen ke lain tempat, juga tidak perlu menghapus dokumen lama kemudian mengetik ulang dokumen tersebut di tempat yang baru melainkan dengan memperbanyak atau memindahkan saja.
Adapun langkah-langkah mengcopy atau memindahkan dokumen tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1). Sorot bagian dokumen yang akan Anda copy/pindahkan. Penyorotan/memblok dapat menggunakan mouse ataupun tombol keyboard :
2). Jika Anda bermaksud menduplikat dokumen, pilih menu Edit-Copy atau tekan tombol atau tekan shortcut Ctrl+C.
3). Tetapi jika Anda hendak memindahkan dokumen, pilih menu Edit-Cut atau tekan tombol atau tekan shortcut Ctrl+X.
4). Pindahkan cursor ke tempat yang baru, kemudian pilih menu Edit Paste atau tekan tombol atau tekan shortcut Ctrl+V.
2.9 Menentukan Margin dan Ukuran Kertas
Microsoft Word menyediakan berbagai fasilitas yang berhubungan dengan pengaturan margin dan ukuran kertas (kuarto, A4, folio, legal, dll).
a. Mengatur ukuran kertas langkah-langkahnya sebagai berikut :
1). Klik menu File  Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2). Klik tab Paper.
3). Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan Anda.
4). Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.

o Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.
o This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.
o This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada.

b. Mengatur ukuran margin dan orientasi pencetakan
Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikuti langkah berikut ini :
1). Klik menu File Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2). Klik tab Margins.
3). Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.
 Top, untuk menentukan batas margin atas.
 Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
 Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.
 Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
4). Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer.
5). Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru.
6). Pada kotak Orientation, klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.
2.10 Mengatur huruf
Untuk mengatur huruf yang Anda pakai pada teks dengan memilih menu Format-Font.
Ada tiga pilihan tab pada menu tersebut :
1) Font : untuk mengganti bentuk atau jenis huruf, ukuran, warna, efek font dan garis bawah.
 Font Style – mengatur huruf agar memiliki style normal, tebal, miring, atau tebal dan miring
 Size - mengatur ukuran huruf
 Font Color - warna huruf
 Underline Style – mengatur bentuk garis bawah
 Underline Color – menentukan warna garis bawah
 Effects – Strikethrough (coret tengah), Double Strikethrough (coret tengah dua kali), Superscript (X2), Subscript (X2), Shadow (shadoww), Outline ( ), Emboss (emboss), Engrave ( ), Smallcaps (SMALLCAPS), All Caps (ALL CAPS), Hidden ( ).
Selain dengan memilih menu, Anda juga dapat mengatur jenis, ukuran dan style huruf dengan menekan tombol Toolbar

2) Character Spacing : pengaturan spasi karakter Spacing : untuk mengatur spasi karakter (normal, expanded – spasi renggang, condensed – spasi rapat)
Scale : memperbesar/memperkecil skala font
Position :untuk pergeseran vertical (normal, raised-posisi naik, lowered- posisi turun). Besar pergeseran default adalah 3 point.
Kerning for Fonts : untuk mengurangi jarak antara sepasang huruf dengan memanfaatkan lekuk atau bentuk huruf.
3) Text Effects : menambah efek animasi font
2.11 Mengatur Jenis huruf dan Ukurannya
Untuk mengatur jenis huruf dan ukurannya yang Anda lakukan langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Blok semua teks yang ada dalam surat atau naskah tersebut
2) Klik tombol dropdown Font untuk menentukan ukuran huruf, dan pilih misalnyanya Tahoma atau Tekan tombol Ctrl + Shift + F.
3) Klik tombol dropdown Font Size untuk menentukan ukuran huruf, misalnya 12 point atau tekan tombol Ctrl + Shift + P/Ctrl+shift+>/ Ctrl+shift+<












 2.12 Mengatur Perataan Paragraf
Anda dapat mengatur paragraf yang Anda buat dengan langkah-langkah berikut :
1) Klik menu Format  Paragraph
2) Pilih Alignment untuk mengatur perataan paragraph dengan pilihan rata tengah, kiri, kanan atau keduanya kanan dan kiri. Selain dengan menu ini, pengaturan perataan paragraf dapat dilakukan dengan menekan tombol Toolbar berikut :

1. Left untuk perataan kiri
2. Centered untuk perataan di tengah
3. Right untuk perataan kanan.
4. Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
2.13 Mengatur spasi atau jarak antar baris
Anda dapat mengatur spasi atau jarak antar baris yang Anda buat dengan langkah-langkah berikut :
1) Klik menu Format  Paragraph
2) Pilih Line Spacing untuk mengatur spasi yang anda inginkan misalnya jarak baris 1, 1½, 2. Selain dengan menu ini, pengaturan spasi dapat dilakukan dengan menekan tombol Toolbar berikut :

2.14 Mengubah huruf besar dan kecil
Anda dapat mengubah huruf besar dan kecil yang Anda buat dengan langkah-langkah berikut :
1) Klik menu Format  Change Case
 Sentence Case
 Lowercase – mengubah seluruh teks yang dipilih menjadi huruf kecil
 Uppercase – menggubah seluruh teks yang dipilih menjadi huruf besar
 Tittle Case – mengubah setiap huruf pertama tiap kata menjadi huruf besar dan huruf selanjutnya huruf kecil
 Toggle Case – mengubah huruf pertama dalam kata menjadi huruf kecil dan membesarkan huruf berikutnya.
2.15 Mengatur Tabulasi
Langkah-langkah untuk mengatur tabulasi adalah :
1) Klik menu Format-Tabs atau Format – Paragraph – tab Indents and Spacing – Tabs atau klik pointer mouse pada ruler.
2) Untuk mengatur posisi tabulasi yang diinginkan dengan cara mengetikkan jarak pada Tab Stop Position dan kemudian menekan tombol Set. Juga dapat ditentukan alignment teks yang terletak diantara tabulasi tersebut apakah rata kiri, kanan, tengah, dll.
3) Jika diinginkan karakter pengisi diantara dua tabulasi (misal, garis putus-putus, titik dll), maka dapat dipilih karakter yang diinginkan tersebut pada Leader.
Selain dengan menu ini, untuk menentukan tabulasi dapat langsung menekan ruler pada posisi yang diinginkan, maka akan terbentuk batas-batas tabulasi sesuai dengan alignment-nya.
Untuk mengubah alignment tabulasi, dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah kiri ruler.
Menghapus tabulasi : dengan melakukan drag & drop pada tanda tab dan menariknya kebawah atau pilihan Clear pada kotak dialog tabs.
2.16 Membuat Daftar Bullet and Number
Bullets adalah penomoran yang menggunakan simbol atau gambar. Numbering penomoran yang menggunakan angka atau huruf.
Langkah-langkah Membuat bullets and numbering :
1) Klik menu format
2) Pilih dan klik Bullets and numbering, sehingga muncul jendela bullets and numberings sebagai berikut :

 3) Pilih bentuk bullets atau numbering yang diinginkan lalu tekan OK.
4) Jika ingin melihat bullets and numbering yang lain klik customize.

TABEL
3. Memformat Tabel
3.1 Merancang Table
Untuk membuat tabel pada Ms. Word langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Klik menu Table
2) Pilih Insert  klik table, sehingga muncul tampilan sebagai berikut :

3) Tentukan  jumlah kolom dan baris
Number of columns : tentukan berapa banyak kolom yg diisi
Number of Rows : tentukan berapa banyak baris yg diisi
4) Klik OK
3.2 Menambah kolom dan baris pada Tabel
untuk menambah kolom baru ke dalam tabel :
1. Blok atau sorot kolom yang akan ditambah
2. Klik insert columns pada menu table
menambah baris baru ke dalam tabel :
1. Blok atau sorot baris yang akan ditambah
2. Klik insert Rows pada menu table
3.3 Menghapus kolom dan baris pada Tabel
Untuk menghapus kolom pada tabel :
1. Blok atau sorot kolom yang akan dihapus
2. Klik Delets columns pada menu table
menghapus baris pada tabel :
1. Blok atau sorot baris yang akan dihapus
2. Klik Delete Rows pada menu table
3.4 Penggabungan CELL pada Tabel
Langkah-langkah untuk penggabungan cell sebagai berikut :
1. Sorot cell yang akan digabung
2. Klik menu table
3. Pilih merge cell
3.5 Membagi / membelah cell
Langkah-langkah untuk membelah cell sebagai berikut :
1. Sorot cell yang akan dibelah
2. klik menu table
3. pilih split cell, maka akan tamil kotak dialog split cell
4. Pada kotak number of columns, tentukan jumlah column
5. Pada kotak number of rows, tentukan jumlah baris